Цифровизация: трансформация и выход из кризиса

О том, что наступающий экономический кризис уже трансформировал нашу жизнь рассказывает член генерального совета «Деловой России», управляющий партнер компании BizApps Анна Надобных .

То, что было присуще в обычном мире: офисная работа, устоявшиеся привычки и личные коммуникации, кажется, уходят в прошлое. События, за которыми мы сейчас наблюдаем, сильно трансформировали практически все современные бизнес-процессы.

Многие предприниматели оказались в бедственном положении, но на место первой волны растерянности и волнения пришло желание действовать и изменить неблагоприятную ситуацию. Теперь все осознали необходимость перезапуска экономики! Сейчас все нужно и можно автоматизировать!

Актуальность реализации мер по автоматизации бизнес-процессов обосновывается не только повышенной потребностью руководителей предприятий в достоверной и оперативной информации в условиях дистанционной работы, но и необходимостью привлечения заемного финансирования, что в существующих реалиях является спасательным якорем для многих МСП. Но, как сделать это грамотно, не потратив массу ресурсов и не превратив свой бизнес в бесконечную цепь дорогостоящих и несвязанных цифровых процессов?

Меня, человека непосредственно занятого в сфере ИТ, данная тема не могла оставить равнодушной. Несколько лет назад, я с компанией единомышленников, начала работать над задачей повышения «цифрового интеллекта» и развитием возможностей использования информационных технологий в сфере экономики. Тогда мы рассматривали различные походы и пути развития бизнес-процессов предприятия именно при переходе к цифровым технологиям, и теперь готовы представить на ваш суд результаты этой работы.

Для перехода на цифровые методы управления предприятием, вам необходимо определить свой путь, ответив на три вопроса.

Первый вопрос: что автоматизируем?

Сначала нужно определить, что же является объектом автоматизации. Чтобы это понять, предлагаю рассмотреть типовой процесс автоматизации любого предприятия. Обычно для перехода на цифровые методы управления требуется выполнить автоматизацию конкретных ключевых бизнес-функций на каждом производстве. Но, автоматизировать исключительно бизнес-функции не имеет смысла, так-как они не находятся в вакууме, а взаимодействуют друг с другом. Между бизнес-функциями не должно возникать так называемых «слепых зон». Выходные данные одной бизнес-функции должны быть входными данными для другой бизнес-функции. Целью цифровизации должна стать автоматизация связанных друг с другом функций, образующих единую цепочку, в которой каждый сотрудник понимает свои обязанности и осознает причастность к общей цели. Такая связанная цепочка бизнес-функций по своему определению является бизнес-процессом.

Теперь перейдем ко второму вопрос: как автоматизируем?

Подходы к автоматизации бизнес-процессов могут быть различными, и включают в себя выбор метода автоматизации и методологии ведения проектов. Наибольшее распространение получили два варианта комбинаций:

• метод автоматизации hard code (логика бизнес-процессов «зашивается» в коде программного обеспечения) + использование методологии waterfall;
• метод автоматизации low code (логика бизнес-процесса осуществляется через пользовательские настройки) + использование методологии fail fast.

У каждого из вариантов есть свои плюсы и свои минусы. Учитывая скорость изменения внешней среды, для бизнеса необходимо иметь возможность с такой же скоростью изменять и внедрять новые автоматизированные бизнес-процессы, что невозможно обеспечить при использовании подходов методологии waterfall и метода автоматизации hard code. Технические особенности подобного рода автоматизации, не позволяют «дописывать» код и менять настройки программ и отчетных форм оперативно, без участия представителей разработчика, используемого ПО. Таким методом, как правило, осуществляется внедрение ERP систем в крупных корпорациях, где большая часть бизнес-процессов и бизнес-функций имеет единые требования и влияние внешней среды не требует мгновенного реагирования.

Что касается предприятий среднего и малого бизнеса, то такой подход к автоматизации, на мой взгляд, для них неприемлем, если они хотят быть конкурентоспособными. И здесь, на передний план выходят гибкие методологии fail fast и гибкие инструменты разработки low code или code less, где уровень автоматизации бизнес-процессов максимально вынесен на уровень настроек. Такой подход позволяет предприятию перейти на прямое управление бизнес-процессами, реагировать на различные изменения внешней или внутренней среды максимально быстро, повышая тем самым скорость и эффективность производства. Однако, следует учитывать и другие характеристики подходов к автоматизации, так к примеру, системы с low code в быстродействии уступают системам с hard code, что обусловлено большим объемом обрабатываемых шаблонов и вариантов, а вот с точки зрения стоимости внедрения таких проектов и их дальнейшего сопровождения, ситуация обратная.

Вопрос третий: Как реализовывать?

На этот вопрос можно ответить очень коротко - по этапам. На первом этапе, как правило, проводят анализ компании по направлениям ее деятельности, где описывается и закрепляется/актуализируется:

• организационная структура компании;
• перечень бизнес-функций и их точки входа-выхода;
• механизмы управления финансово-хозяйственной деятельностью и центры ответственности.

На втором этапе, в дополнение к принятому решению о подходах к автоматизации и методологии ведения бизнес-процессов, необходимо определиться с методом перехода на цифровые технологии:

• последовательный, при котором бизнес-функции автоматизируют одну за другой, что соответственно увеличивает сроки реализации и стоимость;
• параллельный, предусматривает параллельное ведение процесса автоматизации бизнес-процессов, сокращаются сроки реализации, но возможна недостаточная проработка требований к интеграции и смежным процессам;
• смешанный, предусматривает автоматизацию бизнес-процессов по блокам или этапам, что обеспечивает использование накопленного первоначального опыта для последующей автоматизации.

Третий этап цифровизации можно охарактеризовать как накопление базы знаний (решений и моделей) для их использования в будущей деятельности компании и возможного последующего их тиражирования на новые бизнес-проекты.

Результатом же внедрения цифровых систем будет:

• Получение оперативной информации для принятия управленческих решений;
• Помощь в получении заемных финансовых средств (кредитов);
• Уменьшение расходов на ИТ в связи с сокращением ресурсов необходимых для ИТ-сопровождения процессов ведения учета и отчетности;
• Оперативное внесение изменений в логику построения учета и отчетности;
• Снижение трудозатрат на выполнение рутинных операций;
• Рост количества высокопроизводительных рабочих мест за счет уменьшения ручного труда необходимого на ввод данных во все учетные системы и дальнейшую выверку, и анализ различий между учетными системами предприятия.

Основная идея наших продуктов в том, что мы вынесли алгоритм из программного кода на уровень настроек, и поэтому любой наш пользователь может настроить учет самостоятельно под свои потребности. Мы готовы предоставить инновационный сервис по ведению управленческого учета и формированию отчетности; комплексное решение с невероятно мощными функциями, где вам предоставлены простые «инструменты» управления через гибкую систему настроек.

Сложно писать об автоматизации простым текстом, так как это трудоемкий процесс, требующий детального анализа и проработки, а он в каждой компании свой. Но, именно такой подход позволит быть конкурентоспособным и выстоять в непростые времена кризиса и изменений.